Nu excelează la Excel –
Erorile cu foile de calcul nu sunt doar frustrante, ci pot avea consecințe grave.
Gafele din foile de calcul nu sunt doar inconveniente personale frustrante. Ele pot avea consecințe grave. Și numai în ultimii câțiva ani, au existat o multitudine de povești de groază cu foi de calcul.
În august 2023, Serviciul de Poliție din Irlanda de Nord a cerut scuze pentru o scurgere de date de „proporții monumentale” atunci când o foaie de calcul care conținea statistici privind numărul de ofițeri pe care îi avea și rangul acestora a fost partajată online ca răspuns la o solicitare privind libertatea de informare.
Pe foaia de calcul era o a doua filă trecută cu vederea, care conținea detaliile personale ale a 10.000 de ofițeri de poliție în serviciu.
A serie de erori de foi de calcul a perturbat recrutarea anesteziştilor stagiari în Ţara Galilor la sfârşitul anului 2021. Biroul Naţional de Recrutare Anestezic (ANRO), organismul responsabil cu selecţia şi recrutarea acestora, le-a spus tuturor candidaţilor pentru posturi din Ţara Galilor că sunt „nenominabili”, în ciuda faptului că unii dintre ei au realizat cele mai mari scoruri la interviu.
Vina a căzut pe procesul de consolidare a datelor interviurilor. Foile de calcul din diferite zone nu aveau standardizare în formatare, convenții de denumire și structura generală. Pentru a înrăutăți lucrurile, datele au fost copiate și lipite manual între diferite foi de calcul, un proces consumator de timp și predispus la erori.
ANRO a descoperit gafa doar atunci când solicitanții respinși și-au pus la îndoială scrisorile de concediere. Faptul că nici un singur candidat nu părea acceptabil pentru pozițiile galeze ar fi trebuit să fie un steag roșu. Se pare că nu a fost aplicată nicio testare sau validare pentru foaia de calcul crucială, un pas simplu care ar fi putut preveni această eroare critică.
În 2021, Crypto.com, un furnizor online de criptomonede, transferat accidental 10,5 milioane USD (8,3 milioane GBP) în loc de 100 USD în contul unui client australian, din cauza introducerii unui număr incorect pe o foaie de calcul.
Funcționarul care a procesat rambursarea pentru clientul australian a introdus greșit numărul contului ei bancar în câmpul de rambursare dintr-o foaie de calcul. Au trecut șapte luni până când greșeala a fost descoperită. Destinatarul a încercat să fugă în Malaezia, dar a fost oprit pe un aeroport australian care transporta o sumă mare de numerar.
În 2022, Íslandsbanki, o bancă islandeză deținută de stat, a vândut o parte din acțiuni care erau subevaluate din cauza unei eroare de foaia de calcul. La consolidarea activelor din foi de calcul diferite, datele din foile de calcul nu au fost „curățate” și formatate corespunzător. Acțiunile băncii au fost ulterior subevaluate cu până la 16 milioane de lire sterline.
Materia întunecată a IT-ului corporativ
Cele de mai sus sunt doar o fracțiune din erorile de foi de calcul care sunt făcute în mod regulat de diferite organizații.
Foile de calcul reprezintă riscuri necunoscute sub formă de erori, încălcări ale confidențialității, secrete comerciale și încălcări ale conformității. Cu toate acestea, ele sunt, de asemenea, esențiale pentru modul în care multe organizații își iau deciziile. Din acest motiv, au fost descris de către experți ca „materia întunecată” a IT-ului corporativ.
Industrie studii arată că 90% dintre foile de calcul care conțin mai mult de 150 de rânduri au cel puțin o greșeală majoră.
Acest lucru este de înțeles deoarece erorile din foile de calcul sunt ușor de făcut, dar dificil de detectat. Ale mele cercetare proprie a arătat că inspectarea codului foii de calcul este cea mai eficientă modalitate de a le depana, dar această abordare încă prinde doar între 60 și 80 la sută din toate erorile.
Se estimează că 9 din 10 foi de calcul conțin erori.
Atractia foilor de calcul nu există doar în lumea financiară. Ele sunt indispensabile în Inginerie, știința datelorși chiar în trimiterea de roboți către Marte. Cheia succesului lor este flexibilitatea lor.
Software-ul pentru foi de calcul evoluează constant, devin disponibile mai multe funcții care le sporesc atractivitatea. De exemplu, acum puteți automatiza multe sarcini în Excel (cel mai popular software pentru foi de calcul) folosind scripting Python.
Dar având în vedere toate problemele menționate mai sus, nu este timpul ca Excel și alte programe de calcul pentru foi de calcul să fie marginalizate în favoarea a ceva mai fiabil?
Eroare umana
Cauza de bază a acestor probleme de foi de calcul nu este software-ul, ci eroarea umană.
Problema este că majoritatea utilizatorilor nu văd nevoia să-și planifice sau să-și testeze munca. Majoritatea utilizatorilor descrie primul lor pas în crearea unei noi foi de calcul este doar să sari direct și să introduci direct numere sau cod.
Mulți dintre noi nu considerăm că foile de calcul justifică o analiză serioasă. Asta înseamnă că devenim mulțumit și să presupunem că nu este nevoie să testăm, să validăm sau să verificăm munca noastră.
Cercetare pe „încărcarea cognitivă”, cantitatea de efort mental necesară pentru o sarcină, arată că construirea de foi de calcul complexe necesită la fel de multă concentrare precum un medic de familie care face un diagnostic. Această încordare mentală intensă face greșelile mai probabile. Dar medicii generaliști își studiază profesia mulți ani înainte de a deveni calificați, în timp ce majoritatea utilizatorilor de foi de calcul sunt autodidact.
Pentru a întrerupe ciclul erorilor repetate ale foilor de calcul, există mai multe lucruri pe care organizațiile le pot face. În primul rând, introducerea standardizării ar ajuta la minimizarea confuziei și a greșelilor. De exemplu, aceasta ar însemna formatare consecventă, convenții de denumire și structuri de date în foile de calcul.
În al doilea rând, îmbunătățirea pregătirii este crucială. Echiparea utilizatorilor cu cunoștințele și abilitățile necesare pentru a crea foi de calcul solide și precise i-ar putea ajuta să identifice și să evite capcanele.
În cele din urmă, promovarea unei culturi a gândirii critice față de foile de calcul este vitală. Acest lucru ar însemna încurajarea utilizatorilor să pună la îndoială calculele, să-și valideze sursele de date și să-și verifice de două ori munca.
Simon Thorne este lector superior în sisteme informatice și informatice la Universitatea Metropolitană Cardiff
Acest articol este republicat din Conversatia sub o licență Creative Commons. Citeste Articol original.
Comentarii recente